لیبارٹری کی منظوری عام طور پر انتظامی جائزہ لینے اور سائٹ پر نظر ثانی کرنے کے لۓ اندرونی آڈٹ کی ضرورت ہے. کیا بہت سے چھوٹے ساتھی اس سے واقف نہیں ہیں؟ اس کے بعد زیا بائیان کو آپ کو یہ بتائیں. اندرونی آڈٹ کا عام حکم کئی مرحلے میں تقسیم کیا جا سکتا ہے، یعنی:
1. اندرونی امتحان کی تحقیقات
آڈٹ ٹیم آڈٹ سائٹ پر وقت پر پہنچ جائے گی اور آڈٹ کے مقصد، دائرہ کار، بنیاد اور طریقہ کی وضاحت کے لئے ایک باقاعدگی سے پہلا اجلاس منعقد کرے گا. اگر یہ ایک اضافی نظر ثانی ہے اور صرف ایک ڈیپارٹمنٹ یا ایک شق کا جائزہ لیا جاتا ہے تو، یہ پہلی میٹنگ مناسب طور پر آسان کیا جا سکتا ہے.
سائٹ کے آڈٹ کو حقائق پر مبنی ہونا چاہئے، معیار یا نظام کے دستاویزات پر مبنی ہونا، مقصد کے ثبوت اور ریکارڈ کے آڈٹ کے حصول سے تفصیل میں.
2. اندرونی آڈٹ منصوبہ بندی:
الف) موجودہ معیار کو ہر سال کے آغاز میں یا سال کے اختتام پر اگلے سال کے اندرونی آڈٹ منصوبہ میں چارج کرنا ہوگا. اگر یہ معمول کا جائزہ لینے کے لۓ، یہ سالانہ اندرونی آڈٹ منصوبہ کے مطابق کیا جائے گا؛ اگر یہ ایک اضافی نظر ثانی ہے تو، یہ واضح مقصد اور موضوع یا مقدمے کی سماعت کی شرائط کرے گی. ہر جائزے کو جائزہ لینے کے لئے جائزے اور حیثیت، شرائط، یا متعلق ٹیسٹنگ سرگرمیوں کے لئے بنیاد پر واضح طور پر بھی شناخت کرنا ضروری ہے.
ب) امتحان کے سربراہ کو شخص کی طرف سے معیار کی ذمہ داری کا نام دیا جائے گا، اور ٹیم کے رہنما اور معیار کے ذمہ دار شخص کو آڈٹ ٹیم کے اراکین کو منتخب کریں اور ایک تفتیش ٹیم بنائیں.
ج) آڈٹ ٹیم کے رہنما کو ایک مخصوص امتحان کی منصوبہ بندی کا شیڈول تیار کرنا اور ہر آڈٹ ٹیم کے ممبر کو آڈٹ کے کاموں کو تفویض کرنا چاہئے.
د) ہر آڈیٹر ٹیم کی رہنما کی طرف سے منظوری کے بعد ایک چیک لسٹ تیار کرے گا اور اسے نافذ کرے گی. ایک ہی وقت میں، پورے گروپ کو متعلقہ دستاویزات (جیسے معیار، دستی، متعلقہ طریقہ کار، کام کی ہدایت، وغیرہ) پر غور کرنا چاہئے.
ای) آڈٹ ڈیپارٹمنٹ شیڈول کا تعین کرنے کے بعد آڈٹ ڈیپارٹمنٹ کو جلد از جلد مطلع کیا جانا چاہئے.
f) آڈٹ سے پہلے مواصلات کو منظم کریں، آڈٹ شدہ ڈیپارٹمنٹ سے بات چیت کریں، اور آڈٹ شدہ محکمہ کی رضامندیاں حاصل کریں؛ آڈٹ ٹیم کے اندرونی مواصلات، جائزہ لینے کی تیاری سمیت، مشکل مسائل کے بارے میں بحث، اور معاملات کی ضرورت ہوتی ہے.
3. اندرونی آڈٹ رپورٹ
آڈٹ ٹیم کے رہنما اندرونی آڈٹ کے نتائج اور نتائج کے مطابق مخصوص فارمیٹ کے مطابق آڈٹ رپورٹ تیار کرتی ہے. اس رپورٹ کو سرکاری طور پر انکوائری کے تحت جاری کیا گیا ہے اور معیار کے اہلکار نے انچارج کیا ہے.
4 مینجمنٹ جائزہ لینے کے اجلاس سے پہلے معیار کے ذمہ دار شخص آڈٹ رپورٹ کے مطابق ایک جامع معیار خلاصہ رپورٹ مرتب کرے گا، اور پورے نظام کی مؤثر انداز کا تجزیہ اور اندازہ کرے گا؛ اور اس کے پیش رفت کا اندازہ کرنے کے لۓ آخری اندرونی آڈٹ کے نتائج کا موازنہ کریں. ایک ہی وقت میں، سال بھر میں اصلاحاتی اقدامات کے عمل کا ایک خلاصہ تجزیہ. معیار کی خلاصی کی رپورٹ کے لیبارٹری کے سب سے اوپر مینجمنٹ کو رپورٹ کیا جاسکتا ہے جیسا کہ مینجمنٹ کا جائزہ لینے والے میں سے ایک ہے.
5. اندرونی آڈٹ تجزیہ
اندرونی آڈیٹروں کو نتائج کا تجزیہ کرنا اور غیر موافقت کی شناخت کرنا چاہئے. قواعد و ضوابط کے مطابق غیر رضاکارانہ رپورٹ مکمل کی جانی چاہیئے، اور مقدمے کی سماعت کے محکمہ / شخص کو حقائق (دستخط) کو تسلیم کرنے کی ضرورت ہے.
اگر ضرورت ہو تو، دن کی نظر ثانی کے اختتام پر اندرونی آڈٹ ٹیم کے اجلاس کو منعقد کریں.
آخری میٹنگ کے ساتھ سائٹ کی آڈٹ ختم ہو جاتی ہے. آخری میٹنگ میں، آڈٹ ٹیم کو آڈٹ کے نتائج کی رپورٹ کرے گی، غیر مطابقت پذیر رپورٹ کو پڑھائے، اور ریفریجریشن کی ضروریات کو واضح کرے.
اندرونی آڈٹ کی شکل میں لیبارٹری کے نظام کی دستاویزات کا جائزہ لینے، ان کی ضروریات کو پورا کرنے، ویب سائٹ پر استعمال کرنے کی اہداف، اور جانچ پڑتال کی جانچ پڑتال بھی شامل ہو سکتی ہے کہ آیا انسپکٹر کا آپریشن ٹیسٹنگ کے معیار اور متعلقہ کام کی ہدایات کی ضروریات کو پورا کرتا ہے.
6. آڈٹ رپورٹ کی تیاری اور اصلاحاتی عمل کی منصوبہ بندی کی تکمیل کا خلاصہ تجزیہ کا جامع تجزیہ.
7. اصلاحی اقدامات کا سراغ لگانا
آڈٹ ٹیم کو اصلاحی کارروائی کی منصوبہ بندی کے عمل کو ٹریک اور درست کرتا ہے.
مندرجہ ذیل اقدامات میں سے ہر ایک اندرونی آڈٹ طریقہ کار میں واضح طور پر وضاحت کی جانی چاہئے. اندرونی آڈٹ کا عمل ہر تنظیم کی اصل صورت حال پر مبنی ہونا چاہئے، لیکن ان اہم اقدامات کی مواد غائب نہیں ہے.